Personvernerklæring for Fosen Renovasjon IKS

Denne erklæringen redegjør for hvordan personvernet ivaretas av Fosen Renovasjon IKS. Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser. Denne personvernerklæringen følger EUs forordning av personvern (GDPR). Det er vedtatt at ny norsk personvernlov skal følge GDPR. Hos Fosen Renovasjon har Daglig Leder hovedansvaret for behandlingen av personopplysninger. En av de ansatte ivaretar rollen som personvernombud. Prosedyrer for oppgaveløsingen ligger i selskapets kvalitetssystem. Alle ansatte i Fosen Renovasjon har taushetsplikt.

1. Kunder

Som en del av arbeidet med lovpålagt renovasjon, må Fosen Renovasjon oppbevare personopplysninger som navn, adresse, kontaktinformasjon på våre kunder. Personopplysningene hentes fra eiendomsregisteret som igjen henter personinformasjon fra folkeregisteret. Det meste av kontakt mellom kunder og selskapet loggføres for å kunne gi en så god kundeservice som mulig. Dette gjelder både e-poster og telefonsamtaler. Når vi har innhentet personopplysninger til et gitt formål, blir disse ikke benyttet til andre formål uten at det er innhentet samtykke. Personopplysninger som blir tilgjengelig for ansatte i Fosen Renovasjon IKS er sikret mot misbruk via ansattes taushetsplikt, og deles ikke med 3.part eller benyttes i kommersiell sammenheng. Dette gjelder alle typer opplysninger, også informasjon om innbyggere og deres adferd som tilegnes via kvalitetskontroll og annen avfallshåndtering. Personopplysningene finnes i flere av Fosen Renovasjons it-systemer som driftes av eksterne leverandører. Databehandleravtaler mellom Fosen Renovasjon og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger. Du kan be om å se opplysningene vi har registrert om deg. Dersom opplysningene er unøyaktige, ufullstendige eller irrelevante kan du be om at opplysningene rettes eller slettes.

2. Næringskunder

Fosen Renovasjon IKS oppbevarer opplysninger om kunder i det omfang som er nødvendig for å ivareta inngåtte avtaler. Personopplysninger begrenses til navn, stilling, epost og tlf.nr til ansatte i virksomheten, men kan også omfatte enkeltpersoner som kjøper ikke-lovpålagte tjenester. Informasjon om virksomheter som ikke er kredittverdige kan dermed også omfatte enkeltpersoner.

3. Ansatte

Fosen Renovasjon IKS samler inn og behandler personopplysninger om ansatte for å ivareta lovpålagte oppgaver knyttet til ansettelse, lønn, skatt og sykdom. For å ivareta krav til sikkerhet og kompetanse, oppbevares personopplysninger i form av sertifikater og kursbevis. Fosen Renovasjon IKS benytter også systemer for sporing av kjøretøy. Opplysningene oppbevares i låst personalarkiv, eller i digitale styringssystemer der tilgang er begrenset med lisens, brukernavn og passord. Personvern er ivaretatt i databehandleravtaler med de som drifter it-systemene.

4. Webanalyse

Fosen Renovasjon benytter analyseverktøyene Google Analytics for å samle inn opplysninger om besøkende på fosenrenovasjon.no. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre kvaliteten på nettstedet og i de digitale tjenestene våre. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene anonymiseres, slik at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til en enkelt bruker. Teknikkene som benyttes er IP-anonymisering i Google Analytics (fjerner de tre siste sifrene i IP-adressen).

5. SMS

Fosen Renovasjon IKS bruker SMS til å varsle innbyggere og abonnenter om avvik, det kan være at avfall ikke hentes pga. kulde, glatt vei eller andre problemer. Denne tjenesten benyttes også for å varsle når tømmebilen for septikkslam kommer, og når det er utført tømming. SMS sendes til tlf.nr som hentes fra dataleverandør UMS (se www.ums.no). Fosen Renovasjon IKS tilbyr også en sms-varslingstjeneste som varsler dagen før renovasjonstømming. Dette er en tjeneste som den enkelte kunde melder seg på og av.

6. Post inn til Fosen Renovasjon

All post til og fra Fosen Renovasjon er offentlig, om den ikke er taushetsbelagt. Posten blir sortert og det blir vurdert om den skal overføres til arkivsystemet. All post som blir ført i arkivsystemet kommer på postlisten. Det betyr at du kan finne ditt brev omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i avisen eller på nyhetene. E-post er ingen trygg forsendelse. Send derfor ikke sensitive opplysninger i e-post. Den kan bli hentet av andre før den kommer frem til mottaker, havne på feil adresse eller lignende. Foreløpig er det ikke etablert en digital innlevering. Dersom det er behov for å sende sensitive opplysninger anbefaler vi at vanlig post benyttes evt. besøk på vårt kontor.

7. Ansvar ved feil, mangler og tilgjengelighet

Vi anser informasjonen på fosenrenovasjon.no som pålitelig, men kan likevel ikke garantere at informasjonen til enhver tid er korrekt, fullstendig eller tilgjengelig. Fosen Renovasjon tar gjerne imot innspill om feil, mangler og forslag til forbedringer til [email protected]

8. Personvernombud

Fosen Renovasjon har etablert personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om selskapets behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.